Service de l’Audit Interne

SAI

RAZAFINDRABE Nestor

Chef de Service de l’Audit Interne

 

LA CHARTE DU SERVICE DE L’AUDIT INTERNE

 

1- Politique en vigueur

 Dans le cadre de l’instauration de la Bonne Gouvernance et de la Sauvegarde du Patrimoine, le Service de l’Audit Interne (SAI) est instauré au sein de l’organigramme du Ministère du Commerce et de la Consommation. Ce Service constitue un des éléments essentiels du système de gestion du Ministère du Commerce et de la Consommation. L’aide que le Service apporte au Ministère, notamment à chaque entité (budget programme et fonction administrative), consiste à lui (leur) fournir une opportunité d’optimiser les valeurs ajoutées, en toute indépendance, et à identifier les moyens susceptibles d’accroître leur efficacité, le cas échéant leur efficience.

  Aussi, le Ministère du Commerce et de la Consommation a pour politique de maintenir une fonction de l’inspection et de l’audit interne, dont les activités consistent à fournir des assurances et des conseils objectifs, dans le but d’apporter son appui afin d’améliorer le fonctionnement d’une organisation. Le Service de l’Audit Interne aide chaque entité à réaliser ses objectifs par l’adoption d’une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l’efficacité sur la gestion des risques et du contrôle interne.

  A cette fin, le Service de l’Audit Interne fournit, à tous les niveaux de responsabilité du Ministère, des conseils, des analyses, des plans d’actions ou des recommandations, des conseils et des informations concernant les activités qu’il a vérifiées.

 Ainsi, il vérifie la régularité des activités de chaque branche d’activités. Les dispositions de la présente charte s’appliquent à chaque entité auditée

2- Missions

L’Audit Interne a pour objectif général de donner au Ministre l’assurance raisonnable que chaque Direction ou Service tant au niveau Central que Régional est géré de manière saine et efficace. Il est chargé de :

  • Procéder au contrôle des Structures Administratives ;
  • Suivre la mise en œuvre de l’exécution budgétaire : fonctionnement et investissement
  • Améliorer les systèmes des contrôles internes mis en place par les entités auditées ;
  • Optimiser l’efficacité du travail au moindre coût en limitant au maximum les risques et les erreurs.
  • Vérifier, analyser les écarts et le non réalisation des actions prévues dans le PTA
  • Détecter à temps les problèmes et apporter des actions correctives nécessaires ;
  • Garantir l’intégrité, la fiabilité, la confidentialité et la disponibilité des systèmes d’informations ;
  • Effectuer des contrôles inopinés, des descentes sur terrain et apporter un suivi sur le fond (Technique et Financier) et sur la forme (respect de procédure, respect de délai) au niveau Central, Ex-Faritany et dans les 22 Régions.
  • Evaluer l’impact et les recommandations formulées.

3- Champ d’application

L’Audit Interne couvre les domaines suivants :

  • Le suivi des activités ;
  • Les systèmes d’information de gestion et les technologies de l’information, y compris les aspects relatifs à la sûreté et au contrôle des systèmes informatiques en cours de développement ;
  • Toutes autres activités: les ressources humaines, les fonctions administratives, la gestion financière et du patrimoine.

4-Procédure

Le Service peut mener des investigations soit par ordre des différentes Autorités Hiérarchiques, soit par saisine des diverses entités du Ministère sous l’accord préalable du Ministre.

Il établit à chaque mission un compte rendu détaillé des travaux, consigné dans un procès-verbal ou rapport aux instances supérieures.

Il assure le suivi de la réalisation de ses recommandations.

Le Chef du Service est chargé de coordonner et de superviser l’Audit au sein de notre Département et les Organismes rattachés.

Dans l’accomplissement de ses tâches, il est assisté par divers Responsables ; Responsable d’Etudes et Information, Responsable de l’Audit et Responsable de l’Inspection.

5- Pouvoirs

Le Service bénéficie d’un accès élargi dans l’accomplissement de sa mission.

Le Service est une fonction opérationnelle et ses membres n’ont aucun pouvoir décisionnaire sur les activités vérifiées ni sur le personnel concerné.

6- Normes professionnelles

Les auditeurs internes sont tenus de se conformer aux réglementations en vigueur, et ce à titre de référence ou standard, y compris les directives internes du Ministre du Commerce et de la Consommation.

Le Service de l’Inspection et de l’Audit Interne étant rattaché à la plus haute hiérarchie au sein du Ministère compte tenu des normes internationales dans son article 1110, son rang devrait être approprié à ce rattachement.

En particulier, le Service veille à préserver son objectivité et la confidentialité des informations dans le cadre de sa mission lorsqu’il commande des normes de contrôle pour les systèmes ou examine des procédures ou des projets d’investissement pendant leur mise en œuvre.

Le Service est tenu de fournir les informations ponctuelles et périodiques sur les risques et impacts provenant des situations en présence.

Missions :

  •  Sauvegarde du Patrimoine
  • Renforcement et/ou Instauration de la bonne gouvernance
  • Facilitation de l’accès aux informations pour une prise de décision objective et efficace de la Hiérarchie

Attributions:

  • Audit organisationnel
  • Audit financier
  •  Audit de système
  •  Audit sur les patrimoines

Art.1. Le Chef de Service de l’Audit Interne :

  • Coordonner et superviser les travaux de l’Inspection et de l’Audit Interne
  • Donner un compte rendu et/ ou un rapport des travaux au Ministre ou aux instances supérieures concernées
  • Donner les instructions et directives aux travaux d’audit
  • Garantir l’intégrité, la fiabilité, la confidentialité et la disponibilité des Informations

Art .2. Les Responsables au sein du Service de l’Audit Interne :

Responsable des Etudes et Informations :

  • Concevoir, administrer, configurer et mettre en œuvre l’exploitation des données
  • Répertorier et détecter les informations nécessaires pour les travaux d’Audit et d’Inspection

Responsable d’Audit :

  • Engager le processus d’Audit Interne
  • Veiller à la finalisation des travaux d’Audit

Responsable de l’Inspection :

  • Vérifier et analyser les écarts et le non réalisation des actions prévues dans les PTA
  • Détecter à temps les problèmes et apporter les actions correctives nécessaires

DENOMINATION : Service de l’Audit Interne

REFERENCE JURIDIQUE :

  • Charte du service de l’Audit Interne
  • Arrêté de nomination du Chef Service S A I. N° 7282/2009-M C du 24 Août 2009         .

MISSIONS / ATTRIBUTIONS :

Chef Service de l’Audit interne coordonne, dynamise et supervise les activités des Responsables placés sous son autorité (Responsable de l’Audit Interne, Responsable des Etudes et Informations)

Le Service comporte trois Responsables :

  •  Le Responsable de l’Audit Interne
  • Le Responsable des Etudes et informations
  •  Le Responsable de l’Inspection

– Missions et attributions

 L’Audit Interne a pour mission principale de donner à la hiérarchie(en l’occurrence Le Ministre, les hauts Responsables au sein du Ministère,…) l’assurance raisonnable que chaque Direction ou chaque Service est géré d’une manière saine et efficace. La mission assignée repose sur les principes édictés par la mise en œuvre de l’instauration de la bonne gouvernance et de la sauvegarde du patrimoine du Ministère.

– Activités :

Affirmer l’efficacité du contrôle interne Instauré dans chaque Entité, et au besoin, améliorer le système des contrôles internes mis en place

– Procéder au contrôle des structures Administratives ;

– Suivre la mise en marche de l’exécution budgétaire et fonction administrative ;

– Garantir l’intégrité, la fiabilité, la confidentialité et la disponibilité des systèmes  d’informations

– Donner à l’hiérarchie une information fiable, objective et constructive à temps par le biais du rapport sur la mission qu’on lui a confié, ainsi que des avis et suggestions y afférents.

– Avertir la Hiérarchie des anomalies ou disfonctionnements constatés, en apportant les éclaircissements et informations nécessaires pour élucider les zones d’ombres obstruant les activités des Entités auditées.

– Procédure :

 Le responsable de l’Audit établit le programme d’audit annuel et rend compte de son exécution sur une base semestrielle en collaboration avec son chef de Service et le responsable des études et informations. Un programme basé sur une méthodologie d’évaluation des risques et sur la consultation des hiérarchies

  Toute mission d’audit doit être munie d’un ordre de mission émanant de l’hiérarchie, un plan d’action précis en tenant compte des ressources disponibles, après consultation du Chef de l’Audit Interne qui peut, ajouter ou retirer des points et décider les priorités en matière de calendrier

  Avant d’entamer quelques activités d’audit que ce soit, le service doit avertir l’entité auditée, avec l’accord préalable du Ministre pour la mise en œuvre des plans d’action et des recommandations, sauf pour le cas des actualisations d’informations.

 La procédure d’exécution de la mission ;

-La planification

-Fixation de l’objectif

-Collecte de données et de textes réglementaires

-Constat sur terrain

-Détection des zones d’ombre

-Investigations approfondies sur les données collectées et la descente sur terrain :

  • Identification de responsabilité sur les constatations faites au préalable
  •  Détecter à temps les problèmes et apporter des actions correctives nécessaires.

-Complément de recherche sur les textes et les anomalies

-Rédaction du rapport :

  •  Mis en conscience des risques que peuvent présenter les anomalies constatées
  •  Avis et suggestions pour l’amélioration ou même pour la réparation

– Prestation offerte par le Service

 Permet aux hiérarchies par ses analyses et suggestions d’avoir un aperçu sur la situation de leurs départements et par la même occasion prévenir l’entité audité d’éventuels risques et problèmes dans l’exécution de ses activités. Dans la même foulée le Service offre à la hiérarchie et aux entités auditées l’opportunité d’exceller dans son domaine d’activité en fournissant le maximum de précision sur les informations pour éclaircir les zones d’ombres, facilitant ainsi l’exécution des tâches et prises de décision.